Оставить отзыв
Определение
Командировка — это поездка сотрудника вне места постоянной работы с целью выполнения поручения руководителя по службе. И оплачиваться она должна за счет работодателя. Но работник обязан предоставить документы, подтверждающие факт проживания в гостинице в командировке, проезда и др.Расходами по командировке согласно Ст. 252 Налогового Кодекса РФ признаются обоснованные и подтвержденные документально затраты. Вот почему предприятию или организации так важно корректно оформить документы, касающиеся служебной поездки сотрудника. А значит, важно получить от него максимально полный набор доказательств, подтверждающих эти расходы.
Положение о командировках
Первым делом компания, планирующая командировать работников, должна разработать локальный нормативный акт, прописывающий порядок направления сотрудников в служебные поездки, по-другому, Положение о командировках. В документе необходимо указать перечень возмещаемых расходов и их размер. Частные компании самостоятельно устанавливают лимит суточных. Для бюджетных и государственных организаций и учреждений он задается Постановлением от 26.12.2005 № 812 и Указом Президента РФ от 17.10.2022 № 752.В Положении о командировках прописывают:
- Правила оформления поездки по службе в другой город. Они закреплены коллективным договором и нормативным актом компании.
- Порядок и нормы компенсации расходов на размещение в гостинице или найме другого жилья в аренду.
- Документы, которые необходимо приложить к авансовому отчету для подтверждения расходов, понесенных работодателем.
- Оплату суточных и иных расходов, компенсируемых работодателем.
Какие расходы в командировке обязательно оплачиваются работнику
Перечень расходов, которые командированному работнику обязательно оплачиваются, прописан в ст. 168 Трудового Кодекса РФ. В него входят:- затраты на проезд к месту командирования и обратно;
- расходы на бронирование гостиницы, бизнес-отеля, аренду другого жилого помещения;
- суточные или дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного проживания, например, на питание.
Документы, подтверждающие проживание сотрудника в командировке
Как правило, во время командировки сотрудник останавливаются в отеле либо арендует квартиру. Подтвердить расходы на проживание в гостинице во время командировки можно с помощью следующих документов:- Счет, кассовый чек, БСО при проживании в отеле. Все это прикладывается к авансовому отчету. Договор аренды жилья и документы, подтверждающие оплату (чек от юрлица или расписку от физлица), если проживание было на съемной квартире.
Прочие расходы
Расходы на проезд можно подтвердить бумажным или электронным билетом, посадочным талоном, проездными билетами, кассовыми чеками. При использовании личного или служебного транспорта эксперты рекомендуют приложить другие документы, подтверждающими факт использования транспорта.Для подтверждения расходов на такси или аренды автомобиля необходимы кассовый чек либо квитанция в форме бланка строгой отчетности (БСО), отчет о поездке, договор аренды или каршеринга. Сохраняйте скриншоты личного кабинета с мобильного устройства, выписки из банковского счета и пр.
Если проездные документы отсутствуют или утеряны, фактический срок пребывания сотрудника в командировке можно подтвердить с документами, связанными с размещением в гостинице или наймом другого жилого помещения. Потребуются: кассовый чек, договор, БСО.
Оплата гостиницы в командировке и другие отчетные документы
Каждый сотрудник, которого работодатель направил в служебную командировку, обязан отчитаться перед руководством компании не только о результатах поездки, но и о понесенных расходах. В частности, он обязан предоставить отчетные документы за проживание в гостинице или другом жилом помещении — будь то бизнес-отель в Москве или «однушка» в провинциальном городе. Отсутствие подобных документов или их оформление с нарушениями установленных норм может обернуться невозможностью подтверждения понесенных расходов (частично либо в полном объеме). Это приведет к отказу в возмещении расходов работодателем. Проще говоря, они могут не оплачиваться.Работодателю необходимо получить от сотрудника максимально подробный пакет документов обо всех расходах во время командировки. Он не обязан возмещать за свой счет понесенные расходы без документального подтверждения. Мало того, учет подобных затрат может обернуться вопросами от ФНС к компании при исчислении налога на прибыль.
Первичным документом, подтверждающим расходы в командировке, выступает авансовый отчет. Работник обязан предоставить его в бухгалтерию не позднее трех дней с момента возвращения из поездки по службе. К отчету прикладываются документы, подтверждающие расходы на проживание и проезд. Документация хранится в организации не менее 5 лет.
